Technical Risk and Recovery Engineers

header_tc(2)
24/7
telefoon

Tel. +31 (0)33 453 50 30

Afbeelding: icon_trainingen


NEN 3140
Organisatie & personeel

Dit thema omvat het beleid bij de bedrijfsvoering. Denk aan verantwoordelijkheden, werkafspraken en overzichten van installaties en categorieën arbeidsmiddelen. Dit alles kan in een handboek worden gedocumenteerd.

Het bepalen van uw beleid

Een veilige bedrijfsvoering start met het bepalen van grenzen en het vaststellen van een beleid.

Bedrijfsvoering omvat het gebruik van elektrische installaties en elektrische arbeidsmiddelen bij de arbeid, het onderhoud, de inspectie, het beheer en het werken aan of nabij elektrische installaties. Al deze onderwerpen worden dan ook onderdeel van een beleid.

Vragen die worden gesteld bij het opstellen van een beleid zijn onder andere:

  • Welke installaties en arbeidsmiddelen zijn in beheer bij de organisatie?
  • Welke werkzaamheden voert de organisatie zelf uit of laat de organisatie uitvoeren door derden?
  • Wie is verantwoordelijk voor de “hardware” (de techniek)?
  • Wie is verantwoordelijk voor de “software” (de uitvoerenden)?
  • Zijn er werkzaamheden of handeligen waar speciale werkprocedures voor nodig zijn?

Elke elektrische installatie moet onder verantwoordelijkheid van één persoon worden geplaatst, de Installatieverantwoordelijke (IV).

Alle werkzaamheden aan de elektrische installatie behoren tot de verantwoordelijkheid van de Werkverantwoordelijke (WV).

De IV en WV zorgen gezamenlijk voor de voorwaarden om een veilige bedrijfsvoering te kunnen voeren.

Een wordcloud van een NEN 3140 handboek!

Handboek NEN 3140

Het beleid kan worden omschreven in een handboek, protocol of een aantal procedures.

De vorm van dit handboek is niet vast omschreven; er zijn organisatie die heel beknopt enkele basisprocedures opnemen in een ISO kwaliteitssysteem maar er zijn ook organisaties die er voor kiezen om hun specifieke implementatie van de NEN 3140 in een losstaand document vast te leggen. Om foute keuzes te voorkomen is onafhankelijke ondersteuning een goed idee.

Uitgangspunt van de vorm van vastlegging moet de vraag zijn; gaan we het in de praktijk toepassen? Een niet helemaal volledig protocol van twee A4-tjes waar iedereen mee uit de voeten kan is misschien wel te prefereren ten opzicht van een document van 100 pagina's waar namen in staan van personen die al vijf jaar met pensioen zijn..

Onderstaande onderwerpen moeten zeker worden opgenomen in het handboek:

  • Het toepassingsgebied (installaties, arbeidsmiddelen, werkzaamheden).
  • De verantwoordelijke personen (installatie- & werkverantwoordelijke).
  • Protocol inspectie van installaties, machines)en arbeidsmiddelen (wat wel/niet, hoe en hoe vaak).
  • Protocol instructie van personen (wie, hoe en hoe vaak).

Andere onderwerpen die vaak worden opgenomen in het handboek zijn:

  • Het inkoopbeleid rondom arbeidsmiddelen (vaak per afdeling; bijvoorbeeld kantoor, uitvoer, werkplaats).
  • Afspraken wat betreft tekeningenwerk en andere documentatie van installaties en machines.
  • Afspraken wat betreft de minimale eisen aan installaties.
  • Specifieke (werk-) procedures voor bepaalde handelingen (o.a. bij als VOP aangewezen productiemedewerkers in fabrieken).
  • Informatie over 1000V gereedschap en meetmiddelen.
  • Een protocol voor toezicht op installaties, arbeidsmiddelen, werkzaamheden en medewerkers.
  • Afspraken over het werken met buitenfirma's, tijdelijk personeel en inleners.
Voorbeeld van een procedure.
Procedure

Werk- & onderhoudsprocedures

Vanuit de NEN 3140 is voor, onder andere, het werken onder spanning een werkmethode voorgeschreven. In deze methode staan eisen aan personeel, persoonlijke beschermingsmiddelen, gereedschap etc.

Bij veel organisaties worden echter ook met regelmaat andere handelingen uitgevoerd. Vaak ook door niet elektrotechnisch onderlegde personen met alleen een beperkte instructie. Denk bijvoorbeeld aan een operator die meerdere malen per week een thermische beveiliging op een productielijn reset. Of een mechanische monteur die metingen in een complexe machine uitvoert..

Voor deze terugkomende werkzaamheden die niet standaard in de norm staan dienen onderhoudsprocedures te worden opgenomen in de bedrijfsdocumentatie (handboek, protocol etc.).

Bij het opstellen van deze procedures is het belangrijk om rekening te houden met de personen die de werkzaamheden uit gaan voeren: een operator zonder elektrotechnische achtergrond zal meer uitleg nodig hebben dan een opgeleide elektromonteur..

Het opstellen van een procedure vereist inzicht in de organisatie en personen; is het nodig om een heel proces te beschrijven in dertig stappen? Of is het genoeg om een simpel flowschema (zie de afbeelding) te maken? Belangrijk is dat de in de procedures beschreven handelwijzen worden gedragen door de aangewezen personen: hier komt instructie bij kijken!